Las licitaciones
ADMINISTRACIÓN. Son herramientas eficientes para asignar recursos escasos.
Entre los elementos que forjaron el virtuoso periodo de progreso y crecimiento económico en nuestro país, desde 1990 hasta hace pocos años, destacan las licitaciones o concesiones.
Así, con un auge impulsado a partir de los gobiernos del cambio de siglo, a cargo de Eduardo Frei y Ricardo Lagos, las concesiones se han expandido vigorosamente en Chile, favoreciendo la modernización de la infraestructura pública y privada, en carreteras, terminales portuarios y aéreos, también en la matriz energética e incluso en servicios como la emisión de las cédulas de identificación personal en el Registro Civil.
Ellos son apenas algunos ejemplos, entre múltiples otros, que abarcan desde contratos de enormes cifras económicas adjudicados a grandes consorcios internacionales, como los ejemplos antes descritos, hasta otros de menor cuantía, como los servicios de aseo, seguridad o casino de alimentación en tantas organizaciones.
Interesante es entonces conocer más acerca de las licitaciones. A continuación, una descripción de aquello.
GESTIÓN DE LAS
LICITACIONES
El primer paso es planificar el servicio o los productos que se adquirirán, definiéndose las especificaciones técnicas, administrativas y los plazos.
La segunda etapa es planificar la contratación, preparando las bases de licitación con los documentos mediante los cuales se abrirá el concurso entre los potenciales proveedores o contratistas.
La tercera fase es solicitar la respuesta de los potenciales contratistas, quienes proporcionarán sus ofertas acerca de cómo alcanzar las necesidades del mandante, quien es la entidad que abre la licitación y que gestiona su contrato.
El paso siguiente es seleccionar al proveedor, para lo cual se aplican criterios para elegir en conformidad con los requerimientos. Entre los criterios típicos se incluyen: el precio de la propuesta, el servicio de post-venta, la experiencia, las características técnicas del servicio, la solvencia financiera del proveedor, las garantías, las competencias del personal clave, etc.
Una quinta etapa es administrar el contrato una vez adjudicado, para asegurar que el contratista cumpla los requerimientos contractuales. A su vez, en grandes proyectos se requiere administrar las interrelaciones entre los distintos proveedores.
La sexta y última etapa es el cierre del contrato, en donde se verifica que todo el trabajo se realizó acorde a lo convenido y se archivan los resultados para posibles nuevos procesos de concesión.
ALGUNAS
RECOMENDACIONES
Al planificar las adquisiciones con contratistas externos, se aplica la clásica cita popular de pastelero a tus pasteles. Es decir, si no es capaz ni debe hacerlo, mejor comprarlo hecho. Así alguien externo, especialista en su labor, proporcionará el producto o servicio al mandante a cambio de una cierta cantidad de dinero a cambio.
Relevante es que a través del contrato se cree un vínculo de comunicación entre las partes, a fin de evitar cualquier conflicto de interpretación y llegar a una comprensión mutua con claras expectativas que consoliden el éxito recíproco. Hay que tener presente que si el proveedor pierde, el proyecto del mandante también pierde, requiriéndose esfuerzos adicionales y contra el tiempo para reprogramar lo pendiente.
BASES DE LA LICITACIÓN
Suelen elaborarse dos pliegos licitatorios: bases técnicas, las que se enfocan en el contenido y los criterios para la adjudicación del contrato; y bases administrativas, las que se orientan en la operación del contrato, incluyendo los flujos de información y de dinero entre las partes, además de los plazos imperantes.
En las bases técnicas se estructuran los aspectos específicos para los postulantes: formularios, términos de referencia, acuerdos de confidencialidad y convenios de exclusividad, entre otros.
Mientras que, en las bases administrativas, hay que establecer si el contrato es de precio fijo o variable (con un reembolso de los costos más un porcentaje de ganancia para el proveedor), de llave en mano para el contratista o por administración de materiales, amén de si la forma de pago es contra entrega del producto o bien mediante pagos anticipados
SÍNTESIS
Una licitación comienza definiendo el alcance del concurso y abriendo una convocatoria a empresas postulantes, en donde según criterios y ponderaciones estándares se analizan y cualifican las propuestas recibidas, de modo tal de seleccionar al contratista más valioso para ejecutar un proyecto o una parte de él.
Adjudicada la concesión, se requiere administrar la relación con el contratista, cautelando el cumplimiento de las condiciones del contrato y de los objetivos para ambas partes.